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社内改善 その2

こんにちは!
総務経理部の田中がお送りします。

前回は経費精算処理の仕組み化についてブログを書かせていただきました。
興味があったら見てみてください。少しでもお役に立てたら嬉しいです。

さて、今回は「ワークフローシステムの準備・実際の運用」編です!

運用フローやルールを定めた後に、システム化をしていく段階です。

まずはワークフローの設計。
一番最初にやったのはワークフローシステムの申請フォームの準備です。

今回のワークフローシステムは、自分たちでフォームを設定できるのが良い点です!
これを機に、不要と感じていた項目をなくし、すっきりしたフォームを作りました。
よく問い合わせが来ていた日当についても確認用URLをフォームに付けました。
そうすることで誰でもすぐに確認できるようになり、社員もわかりやすく、総務側としても「前に通知したのにな…」と思っていた面の改善ができました。

また、申請書選択画面では、申請書の名称の表記を変えました。
「経費利用の許可をもらう」「立替払いの精算をしたい」というような動詞表記にしました。
何故かというと、
普通の表記だと、「稟議申請」「経費申請」…と、似たような漢字がたくさん並んでいて、申請書ひとつ選ぶのにも少し手間がかかったりして、面倒。
でも、動詞表記にすることで、使う人が直感的に選択してスムーズに作業できるようになりました。
こういった工夫で、みんなのちょっとしたモヤモヤも取り除くことができると思っています。

これからも使う人の目線に立って、
みんなが作業に集中できるような改善を進めていきたいと思います!

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