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社内改善 その1

こんにちは!
メディアラボ総務経理部の田中がお送りします。

少しずつ暖かくなって良い季節になってきましたね。

皆様は日々のお仕事の中で、「手順が多いなあ~」「紙の運用どうにかならないかな…」と感じたことはありませんか?

どうしてもアナログな作業が多くなるのが総務部や経理部。

世の中ではどんどんIT化を進めていると話を聞くけど、総務経理部は難しい。

そう感じている方も多いのではないでしょうか?

実はシステム開発会社ではありながらも、私たち総務経理部も課題をたくさん抱えていました。

そんな中、社内改善をしようと一念発起!今では、総務経理部全員で業務改善を行っています!

やってみると、どんどん進む業務改善。

今回、皆さんに共有させていただくことで、何か貢献できるのではないかと思い、ブログを書かせていただくことにしました!
記念すべき第一回は「経費精算処理の仕組み化」です。

もともとメディアラボでは、経費精算処理システムの利用はしていました。
ですが、経費精算に結構時間がかかっていて、なんだか上手く回っていないと感じていました。

そこで、行ったのが運用プロセスの見直しワークショップ。

いざみんなで集まって話をしてみると、
・必要のないところで三重チェックが行われている

・社員へのルール設定が曖昧

などなど、仕組みがうまく回っていない現状が浮かび上がってきたのです。

そこで、今まで曖昧となっていたルールをしっかりと定め直しました。

・原則、どの経費も稟議を通すこと

・仮払いは行わない

・申請金額チェックは本人・経理担当のダブルチェックのみにする

といったルールを決めたんです。

今まではどちらかというと受け身で、社員からの要望を聞いてやることを決めていたのを、会社全体が良くなっていくためには何をしたら良いのかという視点から運用を定めることができました。

それによって、結果的には社内運用がシンプルになりました。

更にワークフローのシステムを新たに構築。

出来上がった運用に基づき、業務工程を新たに設計し、工程の申請・承認プロセスを作りました。

運用を設計した上で、システム化をすることにより、漏れがなく、処理が簡単に終わる会社全員にとって良い仕組みができたと感じています。

運用プロセス、その中のルールまで洗い出してみて大事だと感じるのは、

・いらないプロセスはないか?

・ルールは曖昧になっていないか?

という視点からみることです。

運用プロセスが決まれば、システム自体はシンプルになります。

難しそうだと思っていた総務経理の作業も、アナログからITを活用したシステム化にどんどん変化させることができました。

ぜひ、みなさんの参考になると嬉しいです!

次回は、このWorkFlowでの準備や実際の運用についてお伝え出来ればと思います。

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