パッケージ化への成り立ち～その4

2020.05.23

こんにちは。
前回に続いて、メディアラボ渡部です。
立川も新しい商業施設ができ、どんどん街が変わっております！

「Pigeon」の成り立ちを紹介して早3回目！
前回は電話メモを「ChatWork」にて解決した件をお話しました！

今回は更に1歩！便利になった内容をお話します。

前々会話にあがりました社内システム「TaskManagementSystem」(TMS)

こちらは登録した内容をChatWorkにタスクとして登録⇒TMS上で一覧で確認できるというシステムです。

作業者はChatWorkの通知を動線に作業を行い、
管理者はTMSでタスクの状況を一覧から確認することが目的となります。

メディアラボでは社内システムをみんなが使えるよう、実作業において利用していく文化がありましたので、電話メモの入力もTMSで行っていこう！となりました。
これが思わぬ効果を生み出しました！

★受電時
受電時に担当者が不在なので用件を伺う。
↓
TMSの電話メモフォームに必要事項を入力。
↓
担当者宛にタスクとして登録。

★不在担当者の対応
「ChatWork」にタスクが作成された通知が届く。
↓
お客様へ折り返しなどの対応を行う。
↓
タスクを完了すると電話メモルームに完了連絡がされる。

TMSの一覧で完了になる。

この対応によって
①フォーマットに入力するだけなので
概要からコピーして入力したいところにフォーカスを合わせるなど余計な手間が省ける！
②余計な文言を入れる必要がなくなる！(お疲れ様です。渡部です。など)
③新人でも1回聞けばすぐに利用できる！

④一覧で管理が楽々！

様々なプラスの効果が出ました。
①と②の改善でタスク作成までの時間が5分→1分に短縮されています。

1日10件不在の対応を行ったとして40分、月にすると800分の改善です！
③と④の効果も合わせると更に業務効率のアップに成功！

運用とシステムを効果的に変えることでとても良い業務改善になりました。

こうして社内で結果が出たシステム開発を色々な方々に紹介したくなるのが、メディアラボのパッケージ化への第1歩です。

次回はここからどのようにパッケージ化が進んでいったのかを紹介したいと思います！

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