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パッケージ化への成り立ち~その2

皆さんこんにちは!
渡部です!

4月も中旬を過ぎましたね。少し前に2020年を迎えたと思っていたらもう5月です。年々時間が過ぎていくのが短く感じてしまいます。
だからこそ今この時を大事にしていきたいと思います。

前回に続いて「Pigeon」システム開発の成り立ちを紹介していきたいと思います!
メディアラボ社内では私の入社時からずっと課題になっていたことがあります。
それは「電話メモ」です。

受電時に担当が留守の際、紙に書いて担当の机に置いていました。この対応方法では大きな問題が2点ありました。
①外にいる担当者には別に連絡をする必要がある。
②担当者が確認して折り返したのかが確認できない。

この2つの問題を前回の記事で登場した自社開発のシステム「TaskManagementSystem」で解決!
…ではなく既に利用していたチャットシステム「ChatWork」にて解決しました。

★準備
「ChatWork」に電話メモというルームを作成。

電話メモルームの概要に受電時の文言フォーマットを記載しておく。

★受電時
受電時に担当者が不在なので用件を伺う。

概要の文言フォーマットをコピーしてタスクの入力欄にコピー。

必要のない部分を削除して要件を記載。

担当者宛にタスクとして登録。

★不在担当者の対応
「ChatWork」にタスクが作成された通知が届く。

お客様へ折り返しなどの対応を行う。

タスクを完了すると電話メモルームに完了連絡がされる。

実際の概要欄

この対応によって
①外にいる担当者には別に連絡をする必要がある。
→「ChatWork」は外からも確認できるのでタスク登録するだけで連絡完了!
②担当者が確認して折り返したのかが確認できない。
→タスクが完了されると電話メモルームでわかるので安心!

2つの問題点を見事に解決できました!
更に全員がいるチャットルームでタスクが作られるので、他の人でも気付いて対応するなど協力体制もできました。

更に更にタスクが完了されないと、毎朝再度通知がいくように設定しているので皆が自然に徹底できるように!

既に運用に根付いていたシステムを利用して業務効率の改善に成功しました。

次回は更に更に更に業務効率が良くなった運用方法を紹介したいと思います!

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